如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引

如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引

如何做好公文處理中的主題詞標(biāo)引

公文的主題詞是適應(yīng)機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化、公文處理規(guī)范化的需要，從公文標(biāo)題選取轉(zhuǎn)換出來(lái)的，能反映公文主題概念的詞或詞組。公文主題詞的標(biāo)引主要依據(jù)是由國(guó)務(wù)院辦公廳秘書(shū)局制定的《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》。此外，各地區(qū)和各行業(yè)都結(jié)合自身公文處理實(shí)際，制訂了各自的主題詞表。我們水利部黃河水利委員會(huì)公文處理的主題詞標(biāo)引，使用《黃河水利委員會(huì)公文主題詞表》。

一、主題詞標(biāo)引程序"三步"走

第一步：審讀文件，分析主題。

首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來(lái)說(shuō)，審讀文件標(biāo)題，進(jìn)行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進(jìn)行主題分析。

其次分析主題。首先看一篇公文標(biāo)題是單一型的主題還是多個(gè)主題。單主題標(biāo)引時(shí)用多個(gè)表達(dá)同一概念主題詞，多主題用分組的多個(gè)主題詞分別表達(dá)各自的主題概念。

分析主題重點(diǎn)是主題結(jié)構(gòu)分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關(guān)系。《黃河水利委員會(huì)公文主題詞表》將主題結(jié)構(gòu)次序分為主體因素、通用因素、空間因素、文種因素五類。

第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。

經(jīng)過(guò)分析主題類型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對(duì)這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來(lái)，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專指性最強(qiáng)的主題概念，舍棄一般的主題概念。

對(duì)提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（1）直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近。可以用拼音、也可用部首來(lái)查。（2）查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內(nèi)容集中于某一范疇，為提高標(biāo)引效率，可先查范疇索引；二是主題概念一時(shí)找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。（3）查詞族索引。適用于查比較復(fù)雜的主題概念時(shí)，從復(fù)合主題的某一詞素入手，克服復(fù)雜主題查找時(shí)詞匯形式難以確定的困難。

第三步：標(biāo)引記錄，審核校驗(yàn)。主題詞成功轉(zhuǎn)換后，根據(jù)《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，將主題詞標(biāo)注在公文末頁(yè)下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，按主體、通用、空間、時(shí)間、文種等要素，依次進(jìn)行著錄。

在結(jié)束主題詞標(biāo)引之前，必須對(duì)標(biāo)引結(jié)果進(jìn)行審核。審核的主要內(nèi)容有：（1）主題概念提煉是否準(zhǔn)確、全面，有無(wú)漏項(xiàng)；（2）主題詞的轉(zhuǎn)換是否符合標(biāo)強(qiáng)規(guī)則和組配規(guī)則；（3）同類型公文所選用的主題詞是否一致；（4）標(biāo)引記錄有無(wú)遺漏等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正補(bǔ)救。

二、主題詞標(biāo)引"三要"

一要準(zhǔn)，即主題詞的標(biāo)引對(duì)公文的內(nèi)容揭失要準(zhǔn)確，包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，（1）在主題分析過(guò)程中對(duì)公文主要內(nèi)容的分析和提煉是否準(zhǔn)確，（2）對(duì)分析出來(lái)的主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞準(zhǔn)確。二要全，標(biāo)引主題盡量能全面反映公文的主題內(nèi)容，不能漏標(biāo)。黃委系統(tǒng)公文主題詞最大標(biāo)引深度不超過(guò)7個(gè)。三要專，即標(biāo)引的主題詞與公文主要內(nèi)容的相符程度，一般說(shuō)來(lái)，對(duì)于一個(gè)公文主題概念只有一個(gè)專指的主題詞。這是衡量主題詞揭失主題概念精度的一個(gè)重要因素。

三、主題詞標(biāo)引"三不"

一是不能使用表外詞。有很多人在標(biāo)引主題詞時(shí)，往往都是從標(biāo)題中抽取幾個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行標(biāo)引，根本沒(méi)有由于使用主題詞表轉(zhuǎn)換，致使標(biāo)引的主題詞出現(xiàn)了表外詞，這是主題詞標(biāo)引的大忌。

二是不能顛倒順序。主題詞的標(biāo)引按照主體()、通用、空間、時(shí)間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據(jù)公文的標(biāo)題，從前向后依次標(biāo)引。

三是不能字面組配。主題詞標(biāo)引時(shí)經(jīng)常遇到待標(biāo)的主題概念沒(méi)有現(xiàn)成的主題詞可供直接標(biāo)引，必須先將該主題概念分解成二個(gè)以上的簡(jiǎn)單的主題概念，然后再分別用相應(yīng)的主題詞進(jìn)行轉(zhuǎn)換。分解時(shí)應(yīng)將主題概念分解成兩個(gè)或多個(gè)有交叉關(guān)系的子概念，或者是有限定關(guān)系的子概念，切忌避免字面拆分。

主題詞標(biāo)引是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是技術(shù)性很強(qiáng)的工作。做好這項(xiàng)工作，不僅需要從業(yè)人員熟悉使用的標(biāo)引工具，熟練掌握標(biāo)引規(guī)則和方法，而且還要掌握相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)，更需要從業(yè)人員嚴(yán)謹(jǐn)、認(rèn)真、踏實(shí)的作風(fēng)。限于篇幅，不再一一贅述。

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