電話職場禮儀

更新時間：2024-06-02 16:53:02 公文寫作我要投稿

　　1、選擇打電話的時間

　　你會喜歡在休息時間接聽陌生的電話嗎？肯定大多數(shù)人是反感的。

　　那么在準備給客戶打電話的時候，應該確認好時間段，不管是第一次給客戶打電話還是做回訪的，都要把握好打電話的時間。

　　一般休息時間最好不要打電話，周二到周四的早上10點—11點或下午3點—5點是合適的和客戶電話溝通時間。錯誤的時間會大大減少溝通的成功率。

　　2、打好腹稿

　　電話的特點，及時性強，承載的信息量小。打電話前，把要溝通的內(nèi)容簡單羅列出來，放在旁邊。和客戶溝通的時候按照邏輯順序來，避免漏掉重要的事情。這樣條理清晰，效率提高很多。

　　通話時間宜短不宜長，最好控制在三分鐘之內(nèi)，長話短說。

　　打電話給對方，一定要自報家門。尊稱問好，先介紹自己。確認對方身份后，務必要來一句，“請問您現(xiàn)在方便講電話嗎？”

　　就餐時間盡量別打電話，工作這么忙，中午就這么點時間吃個飯，享受下生活，打了個長長的電話，影響食欲，破壞消化系統(tǒng)。

　　3、接電話，電話響兩三聲后接聽

　　鈴聲一響，你馬上就接起來，對方嚇一跳，沒有心理準備，這不禮貌。最佳的時間，是電話響兩三聲后接聽。

　　如果響到六聲以上，你還沒有接電話，對方會十分急躁，因為他在這段時間，幾乎所有注意力都在電話上。這種情況，接聽電話后應該首先致歉。

　　職場中常用的聯(lián)系人，最好存在通訊錄里。試想下，如果對方電話打過來，你一接，“您好……”和“喂，老王啊，今兒這么有空想起我來了呢……”感覺是不是差很多？

　　一聲“您好”是透著禮貌，但也透著陌生，對方?jīng)]準兒還琢磨呢，這個家伙居然沒存我手機號，沒拿我當朋友啊……

　　4、禮貌有效的溝通

　　打電話的第一聲很重要。客戶接聽電話后，應該首先介紹自己，自報家門并且聲音親切禮貌，吐字清晰。

　　打電話的時候聲音要適中，不要大喊大叫，你以為怕客戶聽不清楚。但是現(xiàn)在的通訊設備都很好，根本不要很大聲。

　　而且你這樣的行為會讓客戶對你的印象減分，還會影響到周圍的同事。

　　電話溝通本來就比面對面交流要困難一些，很多細節(jié)要在明確的時間里說清楚，講明白，并讓客戶理解是非常重要的。

　　5、做好記錄

　　和客戶打電話之前，在旁邊放一個本子/白紙和筆，隨時記錄電話溝通過程中重要的點和問題。

　　快結(jié)束對話的時候復述總結(jié)重要的內(nèi)容，再次確認客戶的需求等，后續(xù)才能更好地跟進。

　　6、電話溝通中的注意事項

　　（1）不要打斷對方講話；

　　（2）給對方明確的回應

　　讓對方把話講完，不論他說的對或不對，這是基本的尊重。

　　溝通中要注意回應，適時的說“好的/可以/沒問題”，不要半天不吭聲，或者秀鼻音“嗯/啊/哦”……

　　講話后詢問對方意見，不要說“你聽清楚了嗎”，要說“我講明白了嗎”。

　　7、掛電話前，不要忘記總結(jié)確認

　　在電話溝通中，達成了什么共識，告知了幾件事情，一定要最后做一下確認，這個動作至關重要。

　　誰先掛電話，是一個有意思的問題。以前有人和我說，“對方先掛”，這個想法其實有bug，萬一對方也這么想怎么辦？就進入了死循環(huán)。

　　在禮儀上解決順序的問題，原則是：尊重為先。誰是尊者？長輩是尊者，在職場，客戶是尊者，老板是尊者，領導是尊者，異性交往中女性是尊者。

　　8、禮貌結(jié)束對話

　　結(jié)束通話的時候，應該禮貌地說聲“再見”。盡量在客戶掛斷之后再掛電話，以表示尊重。

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